Privacyverklaring Wellnessfederatie

Voor het laatst bijgewerkt op 11/06/2018

Deze privacyverklaring legt uit hoe we jouw persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken. Deze verklaring heeft voorrang op alle andere publicaties van de Wellnessfederatie. Bij tegenstrijdigheden moet op deze verklaring worden teruggegrepen.

1. Begrippen

Wellnessfederatie

De Wellnessfederatie is de beroepsvereniging voor de Belgische wellness-, beauty- en coachingsector. In deze privacyverklaring gebruiken we de termen “federatie” en “beroepsvereniging” als alternatieve benamingen. De Wellnessfederatie is gevestigd op de Mechelsesteenweg 73 in 2018 Antwerpen. Je bereikt de beroepsvereniging op het e-mailadres info@wellnessfederatie.be.

Website

Het begrip “website” verwijst naar de website onder de domeinnaam www.wellnessfederatie.be.

Lid

De termen “lid” en “leden” verwijzen naar de werknemers, zelfstandigen, studenten en opleidingscentra die als erkend lid bij de Wellnessfederatie zijn aangesloten.

Persoonsgegevens

Onder “persoonsgegevens” verstaan we alle gegevens die je kan gebruiken om een persoon direct of indirect te identificeren. Het gaat bijvoorbeeld om contactgegevens en ledennummers, maar ook om fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale kenmerken.

Verwerking van persoonsgegevens

Het begrip "verwerking van persoonsgegevens" dekt een brede lading. Het gaat onder andere over het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van gegevens van identificeerbare personen. De privacywetgeving is zowel van toepassing op de (geheel of gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens als op de manuele verwerking wanneer die gegevens worden weggeschreven naar een bestand.

2. Welke persoonsgegevens verzamelt de Wellnessfederatie? En waarom?

De Wellnessfederatie verzamelt volgende persoonsgegevens bij de registratie van leden:

  • contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
  • demografische gegevens zoals rijksregisternummer en geboortedatum;
  • facturatiegegevens zoals rekeningnummer, verloopdatum, type betaalkaart en facturatieadres;
  • professionele gegevens zoals functiebenaming, bedrijfsnaam en ondernemingsnummer;
  • profielgegevens, waaronder gebruikersnaam en wachtwoord.

Om jezelf te registreren of aan te sluiten als lid ben je niet altijd verplicht om alle bovenstaande gegevens mee te delen. Afhankelijk van jouw beroepsactiviteit worden sommige van bovenstaande gegevens op het (online) aansluitingsformulier als “optioneel” aangeduid. Je kan dan lid worden zonder ons de desbetreffende optionele gegevens te bezorgen. Je kan echter geen lid worden zonder de verplichte gegevens te verstrekken.

De Wellnessfederatie verzamelt bovenstaande persoonsgegevens om verschillende redenen. Ten eerste hebben we deze gegevens nodig om jou als erkend lid een optimale service aan te bieden. Dat is een praktisch doel. Ten tweede zijn deze gegevens nodig om een vlotte werking van onze website, het ledenprofiel en het ledenregister te garanderen. Dat is een technisch doel. Ten derde gebruiken we jouw persoonsgegevens, indien je ons daartoe de toestemming geeft, ook om:

  • jouw aansluitingsformulier te beoordelen, je lidmaatschap te bevestigen en je lidkaart op te maken;
  • jouw financiële transacties te verwerken;
  • jouw ledenprofiel te beheren;
  • jouw ervaring te personaliseren en je (geautomatiseerde) gepersonaliseerde informatie te geven over de activiteiten, evenementen, diensten, promoties, vacatures, groepsaankopen en/of speciale aanbiedingen van de Wellnessfederatie en/of geselecteerde derde partijen;
  • jouw rechten als lid te registreren (bijvoorbeeld je recht op gratis juridisch advies);
  • jouw verzoeken, vragen en problemen te beantwoorden via ons secretariaat;
  • je op de hoogte te brengen van aankomende groepsaankopen;
  • illegale activiteiten en/of schendingen van onze servicevoorwaarden te onderzoeken, te voorkomen of te bestraffen, fraude te bestrijden, jouw veiligheid te garanderen, en te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • onze website en onze diensten te verbeteren in het kader van dienst- en productontwikkeling;
  • statistieken bij te houden voor onderzoek en analyse;

De verzamelde gegevens kunnen dus, wanneer het technische en praktische luik vervuld is, gebruikt worden voor marketingdoeleinden. Wil je niet dat je gegevens hiervoor gebruikt worden? Beheer dan je voorkeuren in jouw ledenprofiel op onze website of neem contact op met onze beroepsvereniging per post of per e-mail.

Informatie over je lichamelijke en geestelijke gezondheid of over mogelijke strafbare feiten beschouwt de Wellnessfederatie als gevoelige persoonlijke gegevens onder de privacywetgeving. We verzamelen en verwerken dergelijke gegevens alleen als je daartoe uitdrukkelijk toestemming geeft, als dit noodzakelijk is (bijvoorbeeld als je speciale assistentie aanvraagt) of als je het bewust openbaart.

Wanneer je onze mobiele apps of diensten downloadt en gebruikt, verzamelen we automatisch informatie over het type apparaat en het besturingssysteem dat je gebruikt. Wanneer je onze mobiele apps of diensten downloadt en gebruikt vragen we nooit om en verkrijgen we nooit toegang tot locatiegebaseerde informatie.

Zodra je op onze website of app geregistreerd bent met je sociale media account, verzamelt de Wellnessfederatie de persoonlijke informatie die je met ons deelt via deze sociale media services overeenkomstig hun privacy-instellingen. Doel is het gebruik van onze website en app te verbeteren en te personaliseren.

Wanneer je de website gebruikt, kan de Wellnessfederatie (of kunnen subverwerkers van derden die toestemming hebben van de Wellnessfederatie) bepaalde technische en routeringsinformatie over jouw computer verzamelen om jouw gebruik van de website en bijbehorende diensten te vergemakkelijken. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat we omgevingsvariabelen zoals browsertype, besturingssysteem, CPU-snelheid en het IP-adres van jouw computer bijhouden. We gebruiken deze omgevingsvariabelen om de manier waarop jij de website en bijbehorende diensten gebruikt te bekijken en te vereenvoudigen. De Wellnessfederatie gebruikt ook omgevingsvariabelen om verkeerspatronen op de website te meten. Om een beter begrip te krijgen van de behoeften van onze bezoekers kan het zijn dat we die informatie af en toe linken aan jouw persoonlijke gegevens.

3. Hoe verwerkt de Wellnessfederatie mijn persoonsgegevens?

De Wellnessfederatie verwerkt jouw gegevens voor technische, informatieve en statistische doeleinden. Deze doeleinden zijn uitdrukkelijk omschreven in artikel 1 van deze verklaring. De federatie verwerkt jouw gegevens uitsluitend binnen het bestaande wettelijke kader. We respecteren op elk moment de privacywetgeving en andere relevante wettelijke voorschriften, zoals bijvoorbeeld de boekhoudwetgeving.

Het bestaande wettelijke kader schrijft voor dat jouw persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verkregen moeten worden; eerlijk en rechtmatig verwerkt moeten worden; toereikend, nauwkeurig, ter zake dienend en niet overmatig moeten zijn; en in een vorm moeten bestaan die het mogelijk maakt om de betrokkene te identificeren. De Wellnessfederatie voldoet aan al deze voorwaarden.

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De Wellnessfederatie treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. De Wellnessfederatie bepaalt, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van jouw gegevens. De federatie voert de verwerking echter niet zelf uit. Dit doet de feitelijke verwerker (zie artikel 5).

De verwerkingsverantwoordelijke draagt of neemt dan ook geen enkele aansprakelijkheid op bij verlies of corruptie van data, identiteitsdiefstal, diefstal van gegevens, virussen of Trojaanse paarden, SQL-injecties of andere aanvallen op informaticasystemen of online cloudportalen.

5. Wie is de feitelijke verwerker van mijn persoonsgegevens?

De Wellnessfederatie machtigt personen onder haar rechtstreeks gezag om jouw persoonsgegevens te verwerken. Daarnaast geeft de federatie ook bepaalde externe organisaties de opdracht om jouw gegevens te verwerken. Die organisaties staan bekend als “feitelijke verwerkers”. Specifiek gaat het om:

  • Centre for Distance Learning International LLC (CDLI LLC). Deze feitelijke verwerker (met ondernemingsnummer BG203272737) is verantwoordelijk voor de goede werking van de website en de online portalen, zoals het ledenregister en het ledenprofiel. Deze feitelijke verwerker beslist autonoom en vanuit de eigen professionele expertise over de technisch meest geschikte toepassing om jouw gegevens te verwerken. Van de verwerkingsverantwoordelijke, i.e. de Wellnessfederatie, kan niet worden verwacht over diezelfde expertise te beschikken.
  • ABS bvba. Deze feitelijke verwerker (met ondernemingsnummer BE0870743858) is verantwoordelijk voor de verzending van materialen naar erkende leden.
  • Induver Antwerpen. Deze feitelijke verwerker (met FSMA-nummer 016880) is de verzekeringsmakelaar van de beroepsvereniging.
  • Alle dochterbedrijven van de ondernemingsgroep van Belenus bvba (met ondernemingsnummer BE0859663389).

Al deze feitelijke verwerkers bieden voldoende waarborgen en nemen voldoende maatregelen om de verwerking van jouw gegevens technisch en organisatorisch te beveiligen.

6. Hoe beveiligen jullie mijn persoonsgegevens?

Dat doen we op twee verschillende manieren. Ten eerste beschermen we jouw privacy “by default”: de meest privacyvriendelijke optie is altijd de standaardinstelling op jouw ledenprofiel. Ten tweede verzekeren we jouw privacy ook “by design”: gegevensbeveiliging is voor onze beroepsvereniging een fundamenteel onderdeel bij de ontwikkeling van nieuwe diensten of producten.

Jouw persoonsgegevens worden bewaard in een beveiligde en versleutelde omgeving, meer bepaald een beveiligde databank op een server binnen de Europese Unie of in de cloud. Alle gegevens worden extra beschermd door een professioneel extern IT-bedrijf Centre for Distance Learning International LLC (CDLI LLC). De heer Viktor Panayotov, medewerker van dit extern bedrijf, is aangesteld als onze functionaris voor gegevensbescherming.

We volgen strikte beveiligingsprocedures bij de verzameling, opslag en verwerking van jouw persoonsgegevens. We beschermen hen bijvoorbeeld met SSL-technologie (Secure Socket Layer), dé standaardmethode om persoons- en creditcardgegevens te coderen en veilig over het internet te versturen. Alle betalingsgegevens worden via SSL over specifieke netwerkinfrastructuur (Multiprotocol Label Switching of MPLS) verzonden en opgeslagen in overeenstemming met de Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS). Zo beschermen we jouw informatie tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Bij gebruik van onze website beschermen we jouw informatie bovendien met behulp van volgende aanvullende maatregelen:

  • Jouw toegang tot het ledenprofiel en het ledenregister is enkel beschikbaar met een wachtwoord en een unieke gebruikersnaam. Jij kiest zelf het wachtwoord en de gebruikersnaam. Het wachtwoord is gecodeerd. Gebruik een sterk, alfanumeriek wachtwoord en vertel het aan niemand door.
  • Jouw persoonlijke gegevens worden bewaard op beveiligde servers waar enkel een select aantal medewerkers toegang toe heeft via een sterk beveiligd wachtwoord.
  • Jouw persoonlijke informatie wordt gecodeerd wanneer deze wordt verstrekt aan derden.
  • Wanneer je gevoelige informatie (zoals een creditcardnummer) invoert in onze registratie- of aansluitingsformulieren, coderen we die informatie met Transport Layer Security Technology.

Geen enkele methode om informatie via het internet over te maken of elektronisch te bewaren is 100% veilig. Hoewel we op elk moment rekening houden met de huidige technologische beschermingsmaatregelen en de gevoeligheid van de persoonsgegevens die we verzamelen, verwerken en opslaan, kan de Wellnessfederatie geen absolute veiligheid garanderen. Hoeveel organisatorische, technische en juridische voorzorgen we ook nemen om ongeoorloofde toegang tot en oneigenlijk gebruik van jouw persoonsgegevens te vermijden, zijn datalekken, fouten in de systeembeveiliging en aanvallen van cybercriminelen nooit helemaal uit te sluiten. Daarom is onze federatie in geen geval aansprakelijk voor identiteitsdiefstal, datadiefstal of informaticacriminaliteit. Bij een inbraak op onze informaticasystemen zal de Wellnessfederatie onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om schade en/of diefstal tot een minimum te beperken. Wanneer de Wellnessfederatie geconfronteerd wordt met een datalek waarbij belangrijke persoonsgegevens verloren gaan of gestolen worden, brengt de federatie in eerste instantie de nationale "Data Protection Authority" op de hoogte van het datalek. Dit gebeurt binnen 72 uur. In België is dat voorlopig nog de Privacycommissie. Verder brengen we jou, in bepaalde gevallen, van het datalek op de hoogte volgens de regels van de privacywetgeving.

7. Wat is het online ledenregister en het ledenprofiel?

Het ledenprofiel is een online gebruikersportaal, beschikbaar vanaf de website van de Wellnessfederatie. Jouw profiel is enkel voor jezelf en voor de Wellnessfederatie beschikbaar. Andere leden kunnen jouw profiel niet raadplegen.

Het ledenregister is een online platform dat alle erkende leden van de Wellnessfederatie oplijst (met naam, voornaam en bedrijfsnaam). Het ledenregister is een vrij beschikbare netwerk-tool voor alle leden van de Wellnessfederatie. Als lid kan je ervoor kiezen om niet in het online ledenregister opgenomen te worden. Je informeert dan de Wellnessfederatie over je keuze.

Het ledenprofiel en het ledenregister vereisen een voorafgaande registratie, waarbij identiteitsgegevens gevraagd worden zoals naam, voornaam en e-mailadres. Deze gegevens worden binnen de privacywetgeving verzameld en zijn noodzakelijk om de goede werking van het portaal te garanderen.

Op het ledenprofiel wordt alle beschikbare informatie die we als beroepsvereniging over je hebben getoond. We tonen er je recentste adresgegevens, jouw bedrijfsnaam, jouw beroepsgroep,…. Je kan deze informatie zelf beheren en wijzigen.

8. Wat zijn mijn rechten als lid of als gebruiker van jullie website?

We beginnen met het belangrijkste: jouw persoonsgegevens zijn van jou. Ook de gegevens die je met ons deelt. Ben je erkend lid of gewoon gebruiker van onze website? Dan heb je volgende rechten:

8.1. Recht op het inkijken van de gegevens

Je hebt te allen tijde het recht om jouw persoonlijke gegevens en privacyvoorkeuren in te kijken. Dit doe je door op onze website op “Aanmelden” te klikken, waarna je toegang krijgt tot jouw ledenprofiel. Daar kan je de meeste van je persoonlijke gegevens meteen inkijken. Uit veiligheidsoverwegingen kunnen bepaalde persoonlijke gegevens alleen worden ingekeken door contact op te nemen met de beroepsvereniging per post of per e-mail.

8.2. Recht op het corrigeren van de gegevens

Je hebt te allen tijde het recht om jouw persoonlijke gegevens en privacyvoorkeuren te corrigeren, te wijzigen of aan te vullen. Dit doe je door op onze website op “Aanmelden” te klikken, waarna je toegang krijgt tot jouw ledenprofiel. Daar kan je de meeste van je persoonlijke gegevens meteen corrigeren, wijzigen en aanvullen. Uit veiligheidsoverwegingen kunnen bepaalde persoonlijke gegevens alleen worden gewijzigd door contact op te nemen met de beroepsvereniging per post of per e-mail.

8.3. Recht op het wissen van de gegevens

Je hebt te allen tijde het recht om jouw persoonlijke gegevens en privacyvoorkeuren te verwijderen. Uit veiligheidsoverwegingen kunnen de meeste persoonlijke gegevens alleen worden verwijderd door contact op te nemen met de beroepsvereniging per post of per e-mail. Gegevens over de interne opleidingen die je volgde worden enkel verwijderd als je alle originele getuigschriften of certificaten terugbezorgt aan de beroepsvereniging.

8.4. Recht op het beperken van de verwerking

Je hebt het recht, wanneer je je identiteit bewijst, om op eenvoudig verzoek de nodige informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens te ontvangen. Daarvoor richt je een schriftelijk verzoek aan de Wellnessfederatie.

8.5. Recht op bezwaar tegen de verwerking

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Wellnessfederatie. Daarvoor richt je een schriftelijk verzoek aan de Wellnessfederatie.

8.6. Recht op gegevensoverdracht

Je hebt het recht om alle persoonsgegevens die de Wellnessfederatie van jou heeft op te vragen en in een leesbaar, gestructureerd en gangbaar document te ontvangen.

8.7. Andere

Wanneer je jouw persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk wenst aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen kan je een schriftelijk verzoek richten aan de Wellnessfederatie per post (Mechelsesteenweg 73 te 2018 Antwerpen) of per e-mail (info@wellnessfederatie.be). We proberen altijd binnen redelijke tijd te reageren op je verzoek.

Om bovenstaande rechten uit te oefenen moet de Wellnessfederatie je vragen om je identiteit te bewijzen. Dit is een extra veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat jouw persoonlijke informatie niet in handen komt van iemand die er geen recht op heeft.

Je bent geen vergoeding verschuldigd om bovenstaande rechten uit te oefenen. De Wellnessfederatie kan echter een vergoeding in rekening brengen als je verzoek duidelijk ongegrond of excessief is. In dergelijke omstandigheden kan de federatie ook weigeren om aan jouw verzoek te voldoen.

9. Hoe schrijf ik me uit voor jullie e-mailupdates, nieuwsbrieven en notificaties?

Wil je geen e-mailupdates of nieuwsberichten van de Wellnessfederatie ontvangen? Dat kan je aangeven in je ledenprofiel. Klink simpelweg op “Aanmelden” op onze website, krijg toegang tot je ledenprofiel en duid daar aan dat je geen e-mailupdates of nieuwsberichten van de Wellnessfederatie meer wenst. De keuze om je af te melden voor deze vormen van communicatie is ook algemeen beschikbaar tijdens het aansluitingsproces.

De Wellnessfederatie neemt nog wel contact met je op bij wijzigingen aan de algemene voorwaarden. Daarnaast zenden we je nog steeds dienstgerelateerde aankondigingen, inclusief maar niet beperkt tot een aansluitings-e-mails, automatische e-mails als gevolg van acties die je ondernam op de website, en communicatie met betrekking tot facturen en rekeningen. Over het algemeen kan je je niet afmelden voor dit type communicatie omdat het niet promotiegericht is. Als je deze communicatie toch niet wenst, kan je jouw ledenprofiel volledig deactiveren.

Als je mobiele apps van de Wellnessfederatie gebruikt, sturen we je van tijd tot tijd mogelijk notificaties om je op de hoogte te houden van gebeurtenissen, activiteiten of promoties. Als je deze communicatie niet langer wenst, kan je de notificaties op apparaatniveau, bijvoorbeeld op je smartphone, uitschakelen.

10. Worden mijn gegevens ook buiten de Europese Unie gebruikt?

In theorie is gegevensverwerking en -overdracht naar landen buiten de Europese Unie mogelijk. In dat geval mogen persoonsgegevens echter alleen worden doorgegeven aan landen die eenzelfde passend beschermingsniveau waarborgen en die dezelfde of gelijkaardige privacybepalingen naleven. De Wellnessfederatie doet niet aan gegevensverwerking of -opslag in landen die deze garanties niet kunnen bieden, uitgezonderd:

  • wanneer er uitdrukkelijke toestemming is van het betrokken lid;
  • wanneer de overdracht noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen het lid en de Wellnessfederatie;
  • wanneer de overdracht noodzakelijk is om in het belang van het betrokken lid een overeenkomst te sluiten tussen de Wellnessfederatie en een derde partij, of om een dergelijke overeenkomst uit te voeren.
  • wanneer de overdracht wettelijk verplicht is;
  • wanneer de overdracht gebeurt vanuit een openbaar register dat bedoeld is om het publiek voor te lichten.

Zelfs als een niet-EU-land aan de nodige waarborgen voldoet en zelfs als bovenstaande uitzonderingen gelden, onderzoekt de Wellnessfederatie geval per geval of gegevensverwerking en gegevensoverdracht naar dat niet-EU-land gepast is. Daarbij houdt de federatie rekening met criteria zoals de duur van de overdracht en de opslag, de aard van de gegevens en de precieze doelen van de overdracht en de opslag.

11. Gebruiken jullie cookies op de website?

Onze website gebruikt verschillende soorten cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die websites aanwenden om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Sommige cookies worden geplaatst door derden wiens diensten op onze pagina's worden weergegeven. Volgens de wet mogen wij cookies op je apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de website. Voor alle andere soorten cookies hebben we je toestemming nodig.

Bij een bezoek aan onze website verzamelen we enkele gegevens voor statistische doeleinden. Het gaat om je IP-adres, de vermoedelijke plaats van consultatie, het tijdstip en de dag van de consultatie, en de URL’s van de bezochte webpagina’s. Wanneer je de website van de Wellnessfederatie bezoekt, verklaar je je akkoord met deze statistische gegevensinzameling. Met jouw toestemming delen we informatie over het gebruik van onze website ook met onze partners op het gebied van advertenties, sociale media en de analyse van websiteverkeer. Deze partners kunnen die informatie combineren met andere gegevens die jij aan ze hebt bezorgd of gegevens die zij hebben verzameld op basis van jouw gebruik van hun services.

We gebruiken cookies om jouw bezoek aan onze website te vereenvoudigen, om een optimale gebruikservaring te bieden, om content en advertenties te personaliseren, om sociale mediafuncties aan te bieden en om websiteverkeer te analyseren. Onze cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat:

  • je ingelogd blijft op je ledenprofiel of op het ledenregister;
  • je op de website een review kan schrijven;
  • wij verbeteringen aan onze website kunnen testen en meten (voor meer informatie hierover lees je de privacyverklaring van Google Analytics);
  • jij op de website activiteiten en promoties ziet die voor jou relevant zijn.

Veel cookies verdwijnen als je jouw browser sluit. Sommige cookies blijven enkele dagen tot enkele jaren staan. Deze cookies verwijder je eenvoudigweg via je browsergeschiedenis.

We bewaren informatie die we verzamelen door middel van cookies, logbestanden, transparante afbeeldingen en/of bronnen van derden om een samenvatting te maken van jouw voorkeuren. We koppelen jouw persoonsgegevens en/of jouw gebruiksgeschiedenis als lid aan informatie in de samenvatting om op maat gemaakte promoties en marketingaanbiedingen te voorzien, om de inhoud van de website voor je te verbeteren en/of om jouw voorkeuren te bepalen.

Onze website en ons e-mailsysteem gebruiken bovendien nog andere technologieën die met cookies vergelijkbaar zijn, waaronder web beacons en tracking-URL's. We gebruiken deze technologieën in berichten en e-mails om vast te stellen of je een bepaald bericht, e-mail of link geopend hebt.

12. Delen jullie mijn gegevens met derden?

Wanneer de wet dit vereist, is het mogelijk dat de Wellnessfederatie jouw persoonsgegevens deelt met derden. Vrijgave van jouw gegevens kan plaatsvinden om een gerechtvaardigd verzoek van een overheidsinstantie te beantwoorden, om een rechtszaak te vermijden, om jouw veiligheid en die van anderen te beschermen, om fraude te onderzoeken, of om onze rechten als beroepsvereniging te beschermen. Het kan ook zijn dat we informatie over jou vrijgeven als we vaststellen dat zo’n vrijgave noodzakelijk is voor de rechtshandhaving, de nationale veiligheid, of andere redenen van algemeen belang.

Derden, partners of andere instellingen binnen de ondernemingsgroep van de Wellnessfederatie kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken voor informatieve of publicitaire doeleinden. In dit geval worden e-mailadressen en andere persoonsgegevens nooit aan de derde partij overgedragen. De derde partij kan enkel een boodschap verspreiden via de contactenlijst van de Wellnessfederatie zelf.

We delen ook persoonsgegevens met bedrijven die diensten leveren voor onze beroepsvereniging. Zo werkt de Wellnessfederatie samen met (één of meerdere) externe bedrijven gespecialiseerd in creditcardverwerking, kopieerwerk en transport. Deze bedrijven bezorgen we enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de nodige diensten uit te voeren. Voor zover de Wellnessfederatie weet, wordt er door deze bedrijven geen persoonlijk identificeerbare informatie bewaard, gedeeld of opgeslagen voor andere doeleinden. We eisen van elk bedrijf waarmee we persoonsgegevens delen dat ze deze informatie beschermen op een manier die overeenstemt met ons eigen privacybeleid en dat ze het gebruik van de informatie beperken tot de levering van de gevraagde diensten. We verkopen of verstrekken geen persoonsgegevens aan andere bedrijven voor marketingdoeleinden.

Via onze website kan je verder diensten van andere partijen gebruiken, denk maar aan de chat, links naar websites van derden, forums, Facebook, Twitter en/of apps. Over de informatie die je daar plaatst en hoe deze wordt verwerkt, heeft de Wellnessfederatie geen controle. De beroepsvereniging is daar dan ook niet verantwoordelijk voor. Lees het privacybeleid van deze derde partijen zelf goed na.

De Wellnessfederatie kan sociale media plug-ins gebruiken op de website of in apps. Daardoor wordt jouw informatie gedeeld met je sociale media provider en mogelijk getoond op je sociale media profiel. Neem het privacybeleid van deze externe sociale media providers door voor meer informatie.

Om fouten in onze database te vermijden, onze leden te valideren en misbruik van ons systeem te voorkomen, is het ten slotte mogelijk dat de Wellnessfederatie jouw persoonsgegevens af en toe aanvult met informatie van derden, bijvoorbeeld van overheidsdiensten. Om de kans te vergroten dat ons promotiemateriaal voor jou relevant en interessant is, is het ook mogelijk dat we jouw persoonsgegevens aanvullen met informatie die is opgeslagen in databases van derden.

13. Hoelang houden jullie mijn persoonsgegevens bij?

De Wellnessfederatie houdt persoonsgegevens niet langer bij dan nodig. We nemen de toepasselijke bewaartermijnen op elk moment in acht. Dit betekent concreet dat we jouw persoonsgegevens wissen, verwijderen of vernietigen zodra het doel waarvoor we ze verzamelden bereikt is.

Soms is het mogelijk dat we gegevens meerdere jaren bijhouden. Zo bewaren we een minimum aan gegevens gedurende langere tijd om aan derden te kunnen bevestigen dat je bij ons lid bent geweest, dat je via onze federatie een certificaat/getuigschrift hebt behaald, dat de gegevens op het door ons uitgereikte document correct zijn, en dat het certificaat/getuigschrift geldig is. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard slechts beperkt toegankelijk. Verder zijn we door boekhoudkundige en fiscale wetgeving verplicht om jouw facturatiegegevens tijdelijk bij te houden. Ten slotte bewaren we bepaalde gegevens tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je lidmaatschap uit juridische noodzaak of als bewijs bij geschillen. Het gaat dan met name om facturen en klachtenbrieven.

De Wellnessfederatie tracht het gebruik van persoonsgegevens te verminderen en bekijkt hoe ze jouw persoonsgegevens in de loop der tijd kan anonimiseren. Op die manier kunnen de gegevens niet langer aan jou gekoppeld worden of ter identificatie gebruikt worden. In dat geval kunnen we deze informatie zonder verdere kennisgeving gebruiken.

14. Minderjarigen

Minderjarigen kunnen geen lid worden van onze beroepsvereniging. Wij vragen minderjarigen dan ook uitdrukkelijk om geen persoonlijke gegevens in te voeren op onze website. Als we toch vaststellen dat een minderjarige een ledenprofiel heeft aangemaakt en/of persoonsgegevens heeft achtergelaten, verwijderen we dit profiel en deze gegevens zo snel als mogelijk. Als je denkt dat jouw minderjarig kind ons persoonsgegevens heeft bezorgd, neem dan contact op met onze beroepsvereniging om de gegevens te verwijderen en de account van het kind af te sluiten.

15. Privacyklachten

De Wellnessfederatie neemt klachten en bezorgheden over privacy heel serieus. We vragen onze leden om de Wellnessfederatie te contacteren als ze denken dat de beroepsvereniging de privacywetgeving overtreedt. Dat kan per brief (aan Mechelsesteenweg 73, 2018 Antwerpen) of per mail (aan info@wellnessfederatie.be). Omschrijf zo gedetailleerd mogelijk waarom je denkt dat de beroepsvereniging de privacywetgeving niet naleeft. Na ontvangst sturen we jou een ontvangstbevestiging en onderzoeken we jouw klacht meteen.

Als je geen ontvangstbevestiging krijgt of als je van mening bent dat je klacht onvoldoende werd onderzocht, gelieve dan rechtstreeks contact op te nemen met de voorzitter van de beroepsvereniging. Stuur daarvoor een aangetekende brief naar Mechelsesteenweg 73, 2018 Antwerpen ten aanzien van Benjamin Ruyters, de nationale voorzitter van de Wellnessfederatie.

16. Wijzigingen in het privacybeleid

De Wellnessfederatie behoudt zich het recht voor het privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen naar eigen goeddunken. Wanneer de federatie materiële wijzigingen in het privacybeleid doorvoert, bericht ze hierover per e-mail of op de thuispagina van de website voordat de wijziging van kracht wordt.